Mapeamento

Mapear os processos é ordenar os procedimentos em um encadeamento lógico do trabalho, que possibilita observar “como” alcançar resultados pretendidos; “como” aperfeiçoar; e, “como” obter maior qualidade dos serviços prestados, otimizando o tempo no trabalho.

Primeiramente, conhece-se os caminhos percorridos no desenvolvimento do trabalho, e, em seguida, são estudadas as melhorias e remodelados os processos, até chegar ao resultado pretendido, o que significa minimizar os gargalos para que se possa obter o padrão desejado para o trabalho.

O mapeamento possibilita o “diagnóstico”, que é uma fotografia da situação atual dos processos. Para obter essa visão utiliza-se de softwares, que possibilitam a fluxogramação.

O software utilizado pelo Poder Judiciário Tocantinense para o mapeamento de processos é o BizAgi Process Modeler, ferramenta conhecida em todo âmbito do poder público, e a padronização de diagramas estabelecida é a disponibilizada por esse software para a representação gráfica.

Os desenhos dos processos podem ser em diagramas, que demonstram o fluxo básico com a representação inicial do processo. O mapeamento é uma evolução do diagrama, acrescentando atores, eventos, regras e resultados. A modelagem é a versão final da evolução do processo, podendo trazer detalhamentos do processo.

Enfim, o mapeamento se constitui em uma linguagem gráfica e descritiva dos processos de trabalho, para a comunicação sobre as formas de agir da organização ao implementar as estratégias.

Convenção de Linguagem

A convenção de linguagem visa desenvolver uma padronização de desenho, de descrição das atividades executadas e de instrumentos que registram o contexto e as condições para a análise dos fluxos de trabalho.

O BPMN tem caráter universal, com isso utiliza-se o uso do símbolo correto, na posição adequada no fluxo, construindo a lógica desejada do processo de trabalho.

No Poder Judiciário do Estado do Tocantins ficou convencionada a seguinte linguagem:

- macroprocesso: envolve mais de uma função da organização, e sua operação tem impacto significativo no modo como a organização funciona. No TJ-TO os macroprocessos são demonstrados em cores diferenciadas.
- subprocesso: são aqueles que entregam os serviços ou produtos, e que inter-relacionados de forma lógica e entre si, realizam um objetivo específico em apoio ao macroprocesso, contribuindo para a missão deste.
- atividades: ocorrem dentro do subprocesso. São geralmente desempenhadas por uma unidade (pessoa ou um setor) para produzir um resultado particular. Elas constituem a maior parte dos fluxogramas.
- tarefas: parte específica do trabalho, ou melhor, o menor microenfoque do processo, podendo ser um único elemento e/ou subconjunto de uma atividade. Geralmente, está relacionada a como um item desempenha uma incumbência específica.

A convenção regula ainda o grupo de símbolos e os tipos de diagramas que devem ser utilizados em todas as iniciativas de mapeamento de processos de trabalho do Poder Judiciário do Estado do Tocantins.

Com a utilização do BIZAGI para representar os elementos e características de notação convenciona-se:

Tabela de Conveção de Linguagem

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